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Dokumenten-management-system

Die Informationsflut in den Unternehmen nimmt von Tag zu Tag zu. Mit einer normalen Dateiablage ist dieses Aufkommen an Dokumenten, Emails, … nicht mehr zu bewältigen.

 

Weiterhin hat der Gesetzgeber mittlerweile viele Vorschriften zur Archivierung von Daten erstellt.

Zu nennen sind hier die Verordnungen der Finanzverwaltung Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs-systeme (GoBS), für die Speicherung der finanzrechtlichen Daten und ab 25. Mail 2018 auch die Datenschutzbestimmungen für die Speicherung von Daten und Dokumenten in Verbindung mit den Kunden, in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

 

Zu der Dokumentenspeicherung gehört auch eine Dokumentation über die Prozesse der Dokumentenverarbeitung und Speicherung.Die meisten DMS Anbieter stellen mittlerweile eine Grundbeschreibung bei. Die endgültige Fassung aufgrund der individuellen Prozesse der Unternehmung muss das Unternehmen aber selbst erstellen. 

 

Bevor es aber zur Dokumentation kommt, muss das DMS ja erst eingeführt werden.Hierfür sollte ein detailliertes Konzept inkl. des Projektplans zur Einführung erstellt werden. Je nach Umfang des Projektes kann es sinnvoll sein, die manuellen analogen Prozesse und die digitalen automatisierten Prozesse parallel laufen zu lassen. 

 

Es gibt jede Menge zu archivierende Dokumente:

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Wenn das DMS richtig eingeführt wurde, bietet es folgende Vorteile:

– Reduzierung Papierhandling

– Schaffung von digitalen Workflows

– Einmal abspeichern und in verschiedenen Akten aufrufen (z.B. Fahrzeugakte, gesammelte Prüfberichte, Personalakte)

– Erhöhung Zugriffsgeschwindigkeit auf archivierte Dokumente- Rechtskonforme Archivierung  

 

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